Менеджмент тайм — что это и как управлять временем

Менеджмент тайм — что это и как управлять временем тайм-менеджмент

Как работать эффективно и с умом? Залог успеха — грамотное управление временем и умение планировать задачи. Некоторые приложения также могут помочь в этом случае. Менеджмент тайм — что это и как управлять временем?

Понятие времени


Время — это концепция, которая была предметом человеческих размышлений с незапамятных времен. Эксперты из разных областей, такие как философы, физики, математики и астрологи, обсуждают концепцию времени. Время также находится под пристальным вниманием простых смертных, которые ищут ответы на экзистенциальные вопросы, и тех, кто пытается хоть немного понять Вселенную и ее законы. Одним словом, время — это тема, которой интересуется весь научный мир и люди, имеющие мало общего с наукой.

Существует множество теорий о том, что такое время, но в самых классических терминах оно описывается как скалярная физическая величина, которая показывает порядок событий и интервалы между событиями, происходящими в одном и том же месте. Независимо от определения времени и каких-либо философских или научных соображений о нем, время, вернее его измерение, оно присуще человеческой жизни. Время измеряется с помощью часов (часы, минуты, секунды) и календарей (дни, недели, месяцы или годы). Большинство людей, как в личной, так и в профессиональной жизни, основаны на измерении времени.

Человечество измеряет время, необходимое для выполнения домашних и рабочих обязанностей, перехода от пункта А к пункту Б или записи на прием. Время очень важно, особенно с профессиональной точки зрения. Оно позволяет вам установить как рабочее время, так и сколько часов мы хотим потратить на задачу. Вот почему правильное управление временем — один из способов эффективно выполнять работу.

Что такое менеджмент тайм?


Вначале стоит ответить на вопрос, что же собой представляет концепция тайм-менеджмента. Общее определение таково, что это плановое и систематическое выполнение задач, направленных на достижение цели. Если умело распорядиться временем, нетрудно догадаться, что цели будут достигнуты в основном так, как планировалось, и, таким образом, эффективность работы повысится. Время идет, и вы должны это принять. Потеря времени может быть стрессовой и угнетающей. Время не повернуть вспять. Так что стоит научиться правильно им управлять, потому что преимуществ от овладения этим навыком больше, чем вы могли бы ожидать.

Как отмечает Брайан Трейси, эксперт в области личностного развития и психологии успеха, эффективное выполнение задач заставляет людей, которые делают это, чувствовать себя нужными и, следовательно, иметь более высокую самооценку. Правильное управление временем — сложная задача, но этому стоит научиться. Итак, что вам следует делать, чтобы лучше управлять своим временем как в личной, так и в профессиональной жизни?

Как эффективно управлять временем в организации?

Менеджмент тайм — что это и как управлять временем
Менеджмент тайм — что это и как управлять временем


Есть много методов эффективного тайм-менеджмента — как личного, так и профессионального. Приемы и методы можно комбинировать для достижения еще лучшего эффекта. Хотя время, посвященное личной жизни, иногда можно «потратить», с работой все не так просто. Ниже представлены 5 самых популярных методов и способов помочь вам управлять временем в компании.

Запишите задачи, которые вам нужно выполнить, вместе с расписанием в календаре.


Это, вероятно, самый простой и легкий метод, который поможет вам правильно управлять временем в вашей компании (независимо от того, являетесь ли вы работодателем или сотрудником). Перед каждым рабочим днем ​​составляйте список всех задач, которые вам необходимо выполнить. Затем расставьте приоритеты и укажите, сколько времени вы хотите потратить на их выполнение. Возможно, у вас уже есть встречи, запланированные на определенное время — обязательно добавьте их в свой календарь. Планируя свой дневной график, не забывайте делать перерывы. По возможности старайтесь проводить перерывы на открытом воздухе, а не перед экраном компьютера или телефона. Также не забудьте попытаться «выжать» где-нибудь еще хотя бы 30 минут физической активности (например, ходьбы). Выбор формы блокнота зависит от ваших личных предпочтений. Это может быть бумажный или виртуальный календарь.

Метод GTD.


Это метод управления временем, основная цель которого — «поймать» все задачи, которые необходимо выполнить, и поместить их во внешнюю, логически организованную систему. Затем обращайтесь с ними соответствующим образом.

Основным (и наиболее важным) допущением метода GTD является пятиэтапный процесс управления задачами, то есть:

  • Сбор — сосредоточение всех задач в одном месте;
  • Анализируем — понимаем, каких действий требует данная задача;
  • Организация — назначение конкретных задач их местам в процессе;
  • Просмотр — проведение периодических обновлений системы и анализ собственной работы;
  • Выполнение — Решение, что делать. Он учитывает как контекст, в котором находится исполнитель, так и то, сколько времени и энергии у него есть.

Метод ALPEN.


Метод ALPEN — один из самых популярных методов тайм-менеджмента. Его название происходит от первых букв немецких слов:

  • A — (Aufgaben — «Задачи») — на этом уровне вы должны определить, какие задачи должны быть выполнены в данный день, а затем эти задачи сохраняются;
  • L — (Länge schätzen — «Оценка длины») — после создания списка задач укажите, сколько времени необходимо для выполнения конкретных обязанностей;
  • P — (Pufferzeiten einplanen — «Перерывы и паузы») — на этом этапе учитываются любые перерывы, которые позволят вам восстановиться между конкретными задачами;
  • E — (Entscheidungen treffen — «Приоритеты») — укажите здесь приоритетные задачи; здесь же определяются делегируемые задачи. Затем идет процесс действия;
  • N — (Начконтролле — «Контроль») — последний этап — это время анализа и подведения итогов эффективности и тайм-менеджмента в конкретный день.


Метод ALPEN лучше всего подходит для управления временем и задачами в течение короткого периода времени (например, в течение дня).

Метод временных блоков.


Руководящим принципом этого метода является организация времени и работы по временным блокам, в которых необходимо заниматься определенным типом задач, а не различными обязанностями по очереди. Вы можете назначить блокам, например:

Задачи, связанные с началом рабочего дня, которые мы выполняем утром, еще до того, как приступим к конкретным обязанностям. Это может быть, например, приготовление утреннего кофе, подготовка рабочего места или занесение дополнительных дел в календарь.

Электронная почта и переписка — это блок, в котором вы должны тратить свое время только на написание электронных писем и ответы на всю корреспонденцию. Лучше всего ставить этот блок утром. Этот блок может повторяться — например, днем.

Встречи — если у вас есть контроль над планированием встреч, вы также можете включить такой блок в свое расписание. Лучше назначать встречи до полудня, когда мы меньше всего устаем.

Проекты — более длительные временные рамки, которые выделяются на задачи в рамках важного проекта или цели.

Всегда помните о перерывах. В зависимости от времени, затрачиваемого на данный блок, а также от того, насколько он требователен, перерывы должны составлять не менее 10 минут.

Матрица Эйзенхауэра.

Менеджмент тайм — что это и как управлять временем
Менеджмент тайм — что это и как управлять временем


Матрица Эйшенхауэра — это матрица управления временем и задачами, которая позволяет вам определять, какие задачи являются приоритетными, а также оценивать личную продуктивность. Матрица в настоящее время является одним из лучших и самых популярных способов управления временем и расстановки приоритетов. Матрица позволяет разделить задачи на две группы:

  • Важность : этой группе назначаются важные задачи, которые необходимы для достижения целей.
  • Срочность: вопросы, чаще всего не имеющие большого значения, но с короткими сроками выполнения, которые нельзя откладывать «на потом».

Комбинация вышеперечисленных категорий позволяет разделить задачи на 4 типа с точки зрения тайм-менеджмента:

  • Важное и Срочное (сделай сам) — это задачи с близким сроком окончательного завершения, которые нельзя пропустить или отложить. Невыполнение этого требования может иметь неприятные последствия;
  • Важное и Несрочное (выполнение плана) — это задачи, которые стоят на пути к достижению целей, но в то же время не являются срочными. К ним относятся: планирование, творческая деятельность, построение отношений, развитие, отдых и т.д;
  • Неактуальные и срочные (передать / делегировать) — менее важные, но срочные задачи, такие как оплата счетов, телефонные звонки, написание электронных писем или совершение деловых покупок;
  • Несущественные и Несрочные (избавьтесь от них) — это «воры» и так называемые «пожиратели времени»; Это будет включать, например, перерывы в социальных сетях или чтение ничего, что приносит новости, например информацию о знаменитостях.


Важна хорошая организация рабочего времени. Независимо от того, какой метод вы выберете, цель одна — управлять временем таким образом, чтобы обязанности выполнялись эффективно и в соответствии с планом.

Менеджмент тайм, т.е. эффективное планирование и выполнение задач


Методы планирования задач, которые учитывают время, необходимое для выполнения обязанностей, полезны при управлении как личным, так и профессиональным временем. Однако эффективное планирование не всегда бывает простым. Как эффективно планировать? Стоит следовать популярным и проверенным 3 принципам планирования, которые представлены ниже:

Проверь, кто ты — жаворонок или сова?

У каждого из нас есть время дня, когда он работает лучше всего, то есть когда он наиболее эффективен. Люди делятся на тех, кто любит вставать утром и работает рано утром, и тех, кто предпочитает спать до полудня и работать ночью, когда все остальные спят. Большинство людей больше всего концентрируются до полудня, то есть до 12 часов, однако это не правило. Если вам нравится выполнять все свои обязанности по утрам, вы, вероятно, так называемый жаворонок. С другой стороны, если вы предпочитаете работать поздно вечером, вы подходите под определение совы. Определение наиболее продуктивного времени дня позволит вам спланировать свои обязанности таким образом, чтобы учесть время, в течение которого вы сможете продемонстрировать свой максимальный потенциал. В сочетании с систематическим выполнением мероприятий, этот шаг позволит вам лучше и эффективнее использовать свое время. Вы будете обновлены и готовы к испытаниям следующего дня одновременно.

Сопоставьте свои силы с намерениями.

Очень важно не брать на себя слишком много обязанностей. Прежде всего, список задач, с которыми мы не сможем справиться, вызовет разочарование и ненужный стресс. Вы не робот — беритесь за задания в мере своих возможностей.

Не забывайте отдыхать

Релаксация и отдых в настоящее время являются редкими и очень запущенными товарами. Мир спешит, и люди, занятые марафоном обязанностей, не хотят останавливаться, чтобы сделать перерыв. Это не лучший подход. Рано или поздно организм даст вам понять, что он устал и просто заслуживает отдыха. Недостаточно отдыхая, вы рискуете как истощиться, так и потерять здоровье. Помните — мир не заканчивается работой.

Для эффективного планирования работы и управления временем также стоит использовать приложения и вспомогательные инструменты. Сегодня на рынке есть множество решений, которые помогут вам выполнять вашу работу еще более эффективно.

Инструменты менеджмент тайма

Менеджмент тайм — что это и как управлять временем
Менеджмент тайм — что это и как управлять временем


Приложения, программы и даже программное обеспечение для управления временем становятся все популярнее с каждым днем. Все больше и больше компаний замечают, что благодаря им повышается качество их работы, снижаются затраты, а сотрудники становятся более эффективными благодаря лучшей информации и упорядочиванию обязанностей. Эти инструменты предназначены для:

  • Определять и измерять время, необходимое для выполнения конкретной задачи для конкретного пользователя деятельности;
  • планировать выполнение задач;
  • поддерживать расстановку приоритетов задач;
  • напоминать об обязательствах, которые необходимо выполнить;
  • действовать как календарь;
  • анализировать рабочее время и составлять отчеты.


Среди рассматриваемых инструментов особой популярностью пользуются следующие:

Toggl — приложение, предназначенное для учета рабочего времени, которое также предлагает услугу отчетности;
Trello — приложение для планирования дня, недели, месяца или даже года для создания списков в стиле Канбан, которое позволяет добавлять и планировать задачи вместе с их метками времени;
Asana — приложение для организации и учета времени, а также для организации задач;
Google Calendar — веб — календарь от Google;
Evernote — приложение, предназначенное для хранения и систематизации заметок, создания списков и архивирования;
Битрикс24 — платформа, позволяющая в том числе планировать задачи и рабочее время, составлять отчеты и анализировать время, необходимое для выполнения задачи.


Эти инструменты также помогают нам больше сосредоточиться на текущей работе, потому что, например, при отслеживании времени вы гораздо реже покидаете свой компьютер. Работающий счетчик заставляет нас стараться выполнять работу без лишних перерывов.

Резюме


Стоит иметь в виду, что тайм-менеджмент, планирование задач, организация работы — это индивидуальные вопросы — никто, кроме нас самих, не будет лучше знать, что нам лучше. Некоторым людям понадобится бумажный блокнот и ручка для планирования задач и времени, другие захотят использовать современные интернет — инструменты. Однако имейте в виду, что это пока «всего лишь» инструменты. Даже самое лучшее приложение не сделает эту работу за нас. Однако это может помочь вам выполнять свою работу и работать более эффективно. Одним из самых популярных инструментов является Битрикс24 благодаря удобному интерфейсу и множеству замечательных функций. В настоящее время более 7 миллионов организаций использует это решение.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: